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« Don’t stop me now » – Queen
Vous avez une journée chargée qui vous attend?
On vous demande l’impossible dans un laps de temps improbable avec plein de tâches différentes qui plus est?
Pas de panique : voici 12 astuces ultra efficaces pour booster votre productivité et devenir une vraie machine de guerre.
1 – Sur le trajet du travail : planifier mentalement votre journée
Dans la voiture ou les transport en commun je commence à planifier mentalement ma journée en réfléchissant aux tâches que je dois accomplir dans la journée et je les priorise par ordre d’importance/d’urgence. Cela permet de ne pas tergiverser en arrivant.
2 – Ne pas consulter sa boîte mail en arrivant au bureau
C’est très tentant et c’est l’un des réflexes les plus courant : consulter sa boîte mail en arrivant au bureau. Le temps de les lire vous avez déjà perdu 15 minutes. Si en plus, parmi ces mails l’un d’entre eux implique une tache courte à faire de votre part vous serez tenté de commencez par cette tâche et là votre planification mentale vole en éclat.
Le bon compromis est de n’ouvrir sa boîte mail à 11h, de traiter ce qui doit être traité en urgence et de la refermer ensuite pour ne l’ouvrir qu’à 16h à nouveau.
Même si vous ne consultez pas vos mails pendant 3h, si vous devez sauver le monde entretemps, on prendra l’effort de vous téléphoner ou de venir vous voir directement.
3 – Désactivez les notifications des messageries
Les notifications liées à la messagerie sont très puissantes pour… nous sortir de notre concentration. Il est irrésistible de ne pas consulter ce message qu’on vient de recevoir. On y répond éventuellement et ensuite le cerveau doit reprendre quelques minutes pour se reconditionner.
Imaginez donc la perte de productivité si vous recevez un message tous les quarts d’heure ce qui est courant en entreprise.
4 – Le téléphone portable sera en mode silencieux et rangé dans le sac
Même problème que la messagerie instantanée. Les réseaux sociaux et autres textos attendront la pause pour être consultés. Il est impératif que le téléphone soit dans le sac et non juste en silencieux posé sur le bureau.
Nous consultons notre téléphone portable en moyenne plus de 200 fois par jour! Il est donc aisé d’imaginer le gain de temps si on ne le consulte pas pendant 1h.
5 – Mettez vous vraiment à l’aise
Allez aux toilettes si besoin et préparez votre thé ou café, bouteille d’eau, etc. en arrivant. L’idée est de ne pas avoir à se lever ensuite tous les 5 minutes.
6 – Optimisez vos réunions
6.1) Refusez les réunions où votre présence n’est pas primordiale
On connaît tous ces réunions où on se demande la pertinence de notre présence. Souvent on fini par ouvrir son PC portable et à répondre à ses mails sans suivre ce qui se dit et en se contentant de faire acte de présence.
Basez vous sur l’ordre du jour savoir si votre présence est nécessaire ou non. Au pire vous pouvez obtenir la synthèse via le rapport de réunion.
6.2) Quittez une réunion lorsque le sujet traité ne vous concerne plus
Si la réunion traitent plusieurs sujets et que certains d’entre eux ne vous concernent pas, demandez poliment à ce que les sujets vous concernant soient traités en premier. Ensuite pour les sujets suivants retirez vous (encore une fois poliment) de la réunion : gain de temps précieux assuré!
6.3) Soyez vraiment concentré
Inversement dans le cas où notre concentration doit être au maximum, c’est que vous n’êtes pas là pour perdre votre temps. Dans ce cas :
N’emmenez pas votre téléphone portable.
J’amène mon pc mais la seule application que je m’autorise est un éditeur de texte pour la prise de note. Si vous n’avez rien à présenter et qu’en plus vous ne parvenez pas à résister à l’envie de consulter vos mails, répondre au messages du chat, etc. je vous conseil d’opter pour le bon vieux combo crayon/papier.
Vous l’avez compris : le but est d’éliminer tout élément perturbateur afin d’optimiser au maximum l’écoute et la concentration.
7 – Faites des pauses
Les pauses, si elles sont bien gérées, ne sont pas du temps de perdu. Il a été prouvé que la concentration moyenne d’un humain est de 45 minutes. Au delà on a l’impression d’être concentré mais l’efficacité fléchit drastiquement.
Nous connaissons tous cette sensation déplaisante : on s’acharne sur le dossier mais on a l’impression de ne pas avancer et de pédaler dans le vide.
Dans ce cas, il faut faire preuve de lucidité, s’éloigner de l’écran et aller faire une pause.
L’idéal pour moi est même d’aller prendre l’air 5 minutes. Cela permet également de regarder au loin et de reposer les muscles oculaires.
8 – Optimisez vos changements de tâches!
Selon les personnes, notre cerveau met 2 à 25 minutes à passer d’une tâche complexe à une autre! Et là je ne parle que de condition mentale. Une technique hyper efficace est justement de s’arrêter 1 minute avant de passer à l’autre tâche.
Attention durant cette minute on ne s’arrête pas réellement : on ferme les yeux et on planifie mentalement la tâche à venir. Par exemple, je dois switcher de projet afin de recette une user story. Je planifie mentalement tout ce dont j’ai besoin c’est à dire :
je liste les applications que je dois lancer (client SGBD, client FTP, scripts SQL sauvegardés, applications cibles, dossiers contenant les fichiers, traitement à lancer, éléments à contrôler…)
je passe en revue chaque action à effectuer dans l’ordre dans ma tête ainsi au moment ou j’ouvre les yeux je sais exactement ce que je dois faire et dans quel ordre, mon cerveau est en alerte.
Quand je ne prend pas le temps de faire cette exercice je peux facilement perdre 10 minutes voir un quart d’heure à me demander ce que je dois faire ou à ne rien faire du tout.
9 – Combattre l’angoisse de la page blanche
Vous devez rédiger une étude? Des spécifications? Faire des schémas? Vous ne savez pas par quoi commencer?
Eh bien commencez par faire un truc, même si c’est nul. Le but est de se mettre en mouvement c’est ça le plus difficile en vérité. Ensuite l’inspiration devrait venir.
Si c’est une doc, commencez à écrire un plan. S’il est nul vous le corrigerez dans les minutes qui suivent et vous serez lancé.
Si c’est un schéma, commencez par faire un bête carré et écrivez dedans. Les autres ronds,carrés et flèches arriveront tout seul.
10 – Réduisez vos propres deadline
Pas celles qui sont imposés par les projets mais les votres.
On connaît tous ces tâches qu’on finit à la dernière minute le vendredi soir avant de partir en week-end. Pensez vous qu’il s’agit réellement d’un hasard et que le temps imparti pour les réaliser tombait absolument juste pile poil?
Que nenni! C’est un tour de notre cerveau bien évidemment.
Alors plutôt que de se dire « je dois terminer mes 3 tâches avant la fin de journée », imposez vous de les terminer avant midi par exemple. Notre cerveau a cette capacité à s’activer quand il sent la proximité des échéances alors il faut le feinter.
Le plus dur est d’arriver à le conditionner, il faut un peu d’entraînement.
C’est un peu comme le réveil qu’on avance de 20 minutes tout en sachant finalement qu’il avance de 20 minutes.
Résultat : on traîne 20 minutes après la sonnerie (voir plus).
11 – Placer vous une réunion de type RAM afin de bloquer votre planning
RAM = réunion avec moi même.
Cela permet d’éviter qu’on vous colle une réunion intempestive et d’avoir à refuser (si vraiment vous êtes dans le jus) au risque de froisser vos inviteurs.
N’en abusez pas toutefois!
12 – Travaillez dans le calme
Si comme moi vous travaillez dans un open space bruyant, vous savez combien il est difficile de se concentrer. Vous avez plusieurs options :
Migrer dans un bureau isolé s’il y en a de disponible. Cette solution présente un avantage (on met plus de temps à vous trouver) mais présente aussi un inconvénient : je me prive de mon 2ième écran.
L’autre solution est d’investir dans un casque à réduction de bruit actif. ça coûte un bras (300€) mais croyez moi l’investissement en vaut la peine : vous rentrez enfin dans un cocon de silence propice à la concentration.
Bonus : Arrêtez de fumer
Pour les concernés ce n’est pas le plus simple je vous l’accorde. Il ne s’agit pas du temps perdu à aller fumer dehors régulièrement, au contraire, je vous l’ai dit, c’est bien de faire une pause.
Il s’agit de l’anxiété généré par le manque de nicotine. Cette anxiété va grandissante jusqu’à ce qu’on nourrisse ce petit démon en nicotine. Elle est catastrophique pour l’efficacité mais pendant longtemps je me suis menti à moi-même à ce sujet.
Depuis que je ne fume plus je n’éprouve plus cette anxiété et de ce fait ma concentration est bien meilleure.
Le mot de la fin
Attention on ne peut pas avoir une productivité de 200% tous les jours car le corps comme le cerveau a besoin de périodes de repos.
J’applique l’ensemble de ces 12 astuces uniquement lorsque je dois réellement rattraper du travail en retard ou lorsque les deadlines sont incompressibles. Cependant certaines de ces techniques sont applicables sans effort au quotidien, il s’agit plus d’une habitude de travail dans ce cas.
J’espère que certaines de ces astuces pourront vous aider. N’hésitez pas à me faire un feed-back mais aussi à me partager vos propres techniques!
Pour certaines des astuces citées ci-dessus je me suis inspiré des livres suivants :
« La semaine de 4h » de Tim Ferris
« Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études » d’Olivier Roland
« Votre temps est infini » de Fabien Olicard
